O que ela faz
Um cliente escreve no seu número de atendimento e conversa com o Orion como conversaria com uma recepcionista: pergunta quem atende no sábado, escolhe um horário, informa nome e telefone, e sai com a consulta marcada. Por trás dessa conversa, o sistema faz o trabalho técnico sozinho:
- Oferece só horários reais. A disponibilidade vem do cadastro de cada profissional e da agenda dele no Google — horário ocupado some da oferta. O Orion é proibido de inventar horário: quem calcula é o sistema, não o modelo de linguagem.
- Marca de verdade. Cada agendamento vira, de uma vez: uma linha na planilha de controle, um evento no calendário compartilhado (e um convite por e-mail ao cliente, se ele informar o e-mail — com os lembretes do próprio Google), e um registro no sistema.
- Calcula o valor. Particular usa o valor do profissional; convênio usa a tabela de preços da planilha, com o repasse do profissional calculado junto. O cliente não precisa perguntar preço para a conversa andar.
- Lembra o cliente na véspera. Um lembrete automático sai por WhatsApp no dia anterior (ou no mesmo dia, para marcações de última hora). Responder ao lembrete permite remarcar ou cancelar na mesma conversa.
- Alimenta o CRM. Cliente conhecido que escreve aparece na própria linha do tempo; agendamento vira interação registrada.
As duas metades: o motor e a voz
A Agenda Compartilhada é sempre duas páginas trabalhando juntas — e entender a divisão evita a maior parte das dúvidas:
O motor mora em Orion → Agenda: profissionais, dias e faixas de horário de cada um, duração da sessão, intervalo entre sessões, modalidade, valores, salas. Tudo que é mecânica — buscar horário livre, escrever na planilha, criar evento, calcular repasse — é automático e invisível.
A voz mora no Papel Público: qual papel o Orion assume, o tom, o roteiro da conversa (o que perguntar e em que ordem) e o que ele nunca pode fazer. É lá que se define como a recepção soa.
Uma regra que vale registrar, porque não é óbvia (definida em 11/08/2026): a capacidade de agendar vem do cadastro de profissionais, não do papel escolhido. Com profissionais cadastrados, o Orion sabe marcar em qualquer papel público — um papel de "Atendimento ao cliente" também agenda, quando o cliente pedir. O papel "Recepcionista de Agendamentos" existe porque traz o roteiro certo: ele conduz a conversa ativamente para o agendamento, em vez de esperar o assunto surgir. Quer um híbrido — suporte que também marca? Use o papel de atendimento e acrescente passos de agendamento no roteiro.
Como ligar — o circuito completo
O agendamento está no ar quando cinco coisas são verdade ao mesmo tempo. A própria página da Agenda mostra um cartão de status no topo que verifica todas e diz, em uma linha, o que falta:
- Google conectado — a conta do negócio, dona da planilha e do calendário.
- Profissionais cadastrados — pelo menos um, com disponibilidade.
- Número de atendimento ativo — um número dedicado conectado pela API oficial do WhatsApp (bloco "Números para atendimento via WhatsApp" na página de Conexão; o capítulo de ligar o Orion explica a conexão e os limites da API oficial).
- Papel público ligado nesse número.
- Papel "Recepcionista de Agendamentos" — recomendado, não obrigatório (veja a regra acima).
O cartão de status fala claro: verde = atendendo, com o número e a última mensagem recebida ("mande um oi para testar", se ainda não houver nenhuma); amarelo = algo pede ação — atendimento desligado, número ainda em análise pelo WhatsApp, ou o último envio falhou; vermelho = nenhum número de atendimento conectado. Cada aviso vem com o botão que leva ao lugar da correção.
A planilha e o calendário são espelhos
A fonte da verdade é o sistema. A planilha de controle e o Google Agenda são projeções: cômodos de olhar, mas reconstruíveis. Se alguém apagar ou bagunçar a planilha, o botão "Reconstruir planilha do sistema" cria uma nova com todo o histórico.
O acesso segue um modelo simples e proposital:
- A planilha pertence à conta Google do negócio — a única que edita.
- Ela é compartilhada somente leitura com o e-mail do dono da organização. Não existe link público: ninguém mais abre.
- Mesmo na conta dona, a planilha nasce protegida: o dia a dia edita apenas o desfecho de cada atendimento (Realizada, Cancelada, Falta) e os campos de preço/configuração. Datas, nomes e fórmulas ficam travados — editar na mão dessincronizaria planilha e calendário, e é exatamente isso que a trava evita. Cancelamento e remarcação passam pelo Orion.
No calendário, cada profissional tem uma cor, e os títulos dos eventos são genéricos de propósito ("Agendamento — Dra. Ana"): o nome do cliente fica na descrição do evento, não no título que qualquer tela compartilhada exibe.
Já usa o Calendly? (opcional)
Se o seu negócio já agenda pelo Calendly, dá para conectar as duas coisas: os agendamentos feitos lá entram sozinhos na mesma planilha e no CRM, ao lado do que o Orion marca. A conexão é self-service, na própria página da Agenda, e exige plano pago do Calendly (Standard ou superior). Se você só vai usar o agendamento por WhatsApp, não precisa de Calendly para nada.
Limites honestos
- Número em análise não atende. Ao conectar um número novo pela API oficial, o WhatsApp analisa a conta antes de liberar (horas, até 24h). O cartão de status mostra "em análise" e atualiza sozinho.
- Hoje o número oficial entende texto. Áudio e imagem enviados pelo cliente ainda não são processados nesse número — o Orion avisa e pede em texto. (No seu canal pessoal com o Orion, áudio funciona normalmente.)
- Fora da janela de 24h, só modelos aprovados. É regra do WhatsApp: o lembrete de véspera sai por um modelo pré-aprovado justamente por isso. A conversa de agendamento em si sempre acontece dentro da janela — é o cliente quem escreve primeiro.
- A planilha precisa continuar sendo espelho. Editar na mão o que está travado não é suportado — o caminho é sempre o Orion ou a página da Agenda.