Qué hace
Un cliente escribe a su número de atención y conversa con Orion como conversaría con una recepcionista: pregunta quién atiende el sábado, elige un horario, informa nombre y teléfono, y sale con la cita reservada. Detrás de esa conversación, el sistema hace el trabajo técnico solo:
- Ofrece solo horarios reales. La disponibilidad viene del registro de cada profesional y de su calendario de Google — un horario ocupado desaparece de la oferta. Orion tiene prohibido inventar horarios: los calcula el sistema, no el modelo de lenguaje.
- Reserva de verdad. Cada reserva se convierte, de una vez, en: una fila en la hoja de control, un evento en el calendario compartido (y una invitación por correo al cliente, si informa su e-mail — con los recordatorios del propio Google), y un registro en el sistema.
- Calcula el valor. Particular usa la tarifa del profesional; el seguro usa la tabla de precios de la hoja, con el reparto del profesional calculado junto. El cliente no necesita preguntar el precio para que la conversación avance.
- Recuerda al cliente la víspera. Un recordatorio automático sale por WhatsApp el día anterior (o el mismo día, para reservas de última hora). Responder al recordatorio permite reprogramar o cancelar en la misma conversación.
- Alimenta el CRM. Un cliente conocido que escribe aparece en su propia línea de tiempo; la reserva se vuelve una interacción registrada.
Las dos mitades: el motor y la voz
La Agenda Compartida son siempre dos páginas trabajando juntas — y entender la división evita la mayoría de las dudas:
El motor vive en Orion → Agenda: profesionales, días y franjas horarias de cada uno, duración de la sesión, intervalo entre sesiones, modalidad, valores, salas. Todo lo mecánico — buscar horarios libres, escribir en la hoja, crear el evento, calcular el reparto — es automático e invisible.
La voz vive en el Rol Público: qué rol asume Orion, el tono, el guion de la conversación (qué preguntar y en qué orden) y lo que nunca puede hacer. Ahí se define cómo suena la recepción.
Una regla que vale registrar, porque no es obvia (definida el 11/08/2026): la capacidad de reservar viene del registro de profesionales, no del rol elegido. Con profesionales registrados, Orion sabe reservar con cualquier rol público — un rol de "Atención al cliente" también reserva, cuando el cliente lo pide. El rol "Recepcionista de Reservas" existe porque trae el guion correcto: conduce la conversación activamente hacia la reserva, en vez de esperar a que surja el tema. ¿Quiere un híbrido — soporte que también reserva? Use el rol de atención y agregue pasos de reserva al guion.
Cómo encenderla — el circuito completo
La reserva está en línea cuando cinco cosas son verdad al mismo tiempo. La propia página de la Agenda muestra una tarjeta de estado arriba que las verifica todas y dice, en una línea, qué falta:
- Google conectado — la cuenta del negocio, dueña de la hoja y del calendario.
- Profesionales registrados — al menos uno, con disponibilidad.
- Número de atención activo — un número dedicado conectado por la API oficial de WhatsApp (bloque "Números para atención vía WhatsApp" en la página de Conexión; el capítulo de encender Orion explica la conexión y los límites de la API oficial).
- Rol público encendido en ese número.
- Rol "Recepcionista de Reservas" — recomendado, no obligatorio (vea la regla de arriba).
La tarjeta de estado habla claro: verde = atendiendo, con el número y el último mensaje recibido ("envíele un hola para probar", si aún no hay ninguno); ámbar = algo pide acción — atención apagada, número aún en revisión de WhatsApp, o el último envío falló; rojo = ningún número de atención conectado. Cada aviso viene con el botón que lleva al lugar de la corrección.
La hoja y el calendario son espejos
La fuente de la verdad es el sistema. La hoja de control y Google Calendar son proyecciones: cómodas de mirar, pero reconstruibles. Si alguien borra o desordena la hoja, el botón "Reconstruir hoja desde el sistema" crea una nueva con todo el historial.
El acceso sigue un modelo simple y deliberado:
- La hoja pertenece a la cuenta de Google del negocio — la única que edita.
- Está compartida solo lectura con el correo del dueño de la organización. No hay enlace público: nadie más la abre.
- Incluso en la cuenta dueña, la hoja nace protegida: el día a día edita solo el desenlace de cada atención (Realizada, Cancelada, Ausencia) y los campos de precio/configuración. Fechas, nombres y fórmulas quedan bloqueados — editar a mano desincronizaría hoja y calendario, que es exactamente lo que el bloqueo evita. Cancelar y reprogramar pasan por Orion.
En el calendario, cada profesional tiene un color, y los títulos de los eventos son genéricos a propósito ("Reserva — Dra. Ana"): el nombre del cliente vive en la descripción del evento, no en el título que cualquier pantalla compartida muestra.
¿Ya usa Calendly? (opcional)
Si su negocio ya reserva por Calendly, puede conectar las dos cosas: las reservas hechas allá entran solas en la misma hoja y el CRM, junto a lo que Orion reserva. La conexión es autoservicio, en la propia página de la Agenda, y exige plan pago de Calendly (Standard o superior). Si solo va a usar la reserva por WhatsApp, no necesita Calendly para nada.
Límites honestos
- Un número en revisión no atiende. Al conectar un número nuevo por la API oficial, WhatsApp revisa la cuenta antes de liberarlo (horas, hasta 24h). La tarjeta de estado muestra "en revisión" y se actualiza sola.
- Hoy el número oficial entiende texto. Audio e imágenes enviados por el cliente aún no se procesan en ese número — Orion lo dice y pide texto. (En su canal personal con Orion, el audio funciona normalmente.)
- Fuera de la ventana de 24 horas, solo plantillas aprobadas. Es regla de WhatsApp: el recordatorio de la víspera sale como plantilla pre-aprobada justamente por eso. La conversación de reserva en sí siempre ocurre dentro de la ventana — el cliente escribe primero.
- La hoja debe seguir siendo espejo. Editar a mano lo que está bloqueado no está soportado — el camino es siempre Orion o la página de la Agenda.